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Check-lists réglementaires


Disposez-vous des éléments de conformité de base suivants ?

OuiNon
Disposez-vous du Kbis de votre entreprise ?
Disposez-vous des justificatifs de votre capacité professionnelle ?
Possédez-vous une attestation de garantie responsabilité civile professionnelle ?
Êtes-vous en possession d'une attestation d'adhésion à une association professionnelle agréée par l’AMF ?
Avez-vous une attestation URSSAF en votre possession ?

Disposez-vous des éléments de conformité vous concernant suivants ?

OuiNon
Disposez-vous d’une attestation d'honorabilité pour vous ?
A votre niveau, Avez-vous mis en place un système pour attester du suivi de votre formation continue de 15 heures par an en tant que responsable de la distribution ?
Disposez-vous de l'attestation de formation en LBC-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme) ?
Disposez-vous de l'attestation de formation en RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ?
Disposez-vous du justificatif de formation en fraude interne ?
Disposez-vous du justificatif de formation en procédure de gestion des réclamations ?
Disposez-vous du justificatif de formation pour l'accès aux données de santé ?

Avez-vous mis en place vos obligations en matière de devoir d'Information ?

OuiNon
Les mentions légales requises sont-elles présentes sur tous les supports remis aux clients/prospects ? (Site web, documents imprimés, etc.)
Avez-vous établi et fourni la Fiche d'Information Précontractuelle (FIP) à vos clients avant la conclusion d'un contrat d'assurance ?
Fournissez-vous le Document d'Information sur le Produit d'Assurance (DIPA) adapté et clair pour chaque produit d'assurance proposé ?
Disposez-vous des conventions comportant les niveaux de délégation avec les compagnies/courtiers grossistes ?

Disposez-vous des fiches et questionnaires suivants ?

OuiNon
Utilisez-vous une fiche client pour récolter les informations personnelles de vos clients ainsi que leurs consentements de base ?
Utilisez-vous une Fiche d'Information Client pour recueillir les informations nécessaires sur les besoins et la situation de chaque client ?
Disposez-vous d'une Fiche d'Information Mise en Relation Courtage pour expliquer le rôle du courtier, ses rémunérations et les conflits d'intérêts potentiels ?
Utilisez-vous un Questionnaire de Santé et de Prévoyance pour évaluer les besoins et les risques liés à la santé et à la prévoyance ?
Disposez-vous d'un Questionnaire de Garanties et de Risques pour évaluer les besoins spécifiques et le profil de risque de chaque client ?

Avez-vous mis en place les procédures liées à la DDA ?

OuiNon
Avez-vous mis en place une Politique de Gestion des Réclamations conforme aux directives de l'ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) ? Cette politique couvre-t-elle les processus de réception, d'enregistrement, de traitement et de suivi des réclamations ?
Avez-vous mis en œuvre des mesures pour identifier, gérer et éviter les conflits d'intérêts lors de la distribution de produits d'assurance

Disposez-vous les éléments de bases du dossier RGPD ?

OuiNon
Avez-vous établi des registres de traitements pour toutes les activités de traitement de données à caractère personnel au sein de votre entreprise ?
Disposez-vous d’une politique de confidentialité des données au sein de votre entreprise ?
Etes-vous en mesure de fournir une déclaration de conformité relative à la protection des données au sein de votre entreprise ?
Avez-vous établi des politiques d'archivage et de protection des données personnelles conformément aux exigences du RGPD ?

Disposez-vous d'un dossier sécurité & organisation ?

OuiNon
Avez-vous établi des procédures de gestion des incidents de sécurité et un plan de continuité informatique en cas de violation de données ?
Disposez-vous d’une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles de votre cabinet ?
Avez-vous mis en place des procédures de notification en cas de fuite de données ?
Disposez-vous d’une procédure de gestion des demandes d'exercices des droits au sein de votre cabinet ?

Avez-vous abordé la révision de vos contrats & relations avec vos partenaires ?

OuiNonNon Applicable
Avez-vous établi des conventions avec vos sous-traitants en matière de protection des données ?
Avez-vous soumis un questionnaire à vos sous-traitants afin de vous permettre d'évaluer la pertinence de leur faire signer un avenant a leur contrat de sous-traitance ?
Avez-vous établi des conventions avec vos partenaires commerciaux en matière de protection des données ?
Comment gérez-vous les transferts hors de l'UE ?

Avez-vous pensé à vérifier votre communication commerciale au regard du RGPD ?

OuiNon
Disposez-vous d'une affiche informative conforme aux exigences réglementaires sur la protection des données personnelles en France ?
Avez-vous mis en place des clauses d'information spécifiques en cas de récolte indirecte de données, conformément aux règles en vigueur ?
Disposez-vous de clauses d'information conformes aux règles en vigueur pour les mailings commerciaux ?
Avez-vous prévu une notification pour informer les utilisateurs de la suppression automatique de leurs données personnelles conformément aux réglementations ?

Avez-vous traité les aspects spécifiques du RGPD en rapport aux métiers du Courtage ?

OuiNon
Avez-vous mis en place une déclaration de consentement conforme aux réglementations pour le traitement des données de santé des assurés ?
Disposez-vous d'une fiche d'information client conforme aux exigences réglementaires en tant que courtier en France ?
Disposez-vous d'une fiche d'information pour la mise en relation dans le domaine du courtage, en conformité avec les règles en vigueur en France ?
Avez-vous élaboré et mis en place une politique de protection des données à caractère personnel spécifiquement adaptée au courtage ?
Avez-vous créé un registre des traitements pour les courtiers en assurances, incluant toutes les informations requises par la réglementation?
Avez-vous établi un registre des traitements pour les crédits aux personnes physiques, en conformité avec les dispositions légales ?
Disposez-vous d'un registre des traitements relatifs à la gestion des instruments financiers, conforme aux réglementations ?
Avez-vous constitué un registre des traitements concernant l'écoute et l'enregistrement des conversations téléphoniques en tant que courtier ?

Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?

OuiNonNA
Disposez-vous du dispositif de contrôle interne ?
Disposez-vous d'un guide méthodologique ?
Disposez-vous de la procédure de lutte contre la fraude interne et externe ?
Disposez-vous de la procédure de lutte contre le blanchiment - gel des avoirs ?
Disposez-vous de la désignation déclarant Tracfin ?
Disposez-vous de la cartographie des risques ?
Disposez-vous de l'évaluation des risques des produits ?
Disposez-vous de la grille d'évaluation des risques ?
Disposez-vous du schéma de répartition des tâches ?
Disposez-vous du schéma des mesures de prévention selon le risque ?
Disposez-vous du tableau des clignotants ?
Disposez-vous de la politique interne liée aux obligations légales et mesures de vigilance en matière de LBC-FT ?
Disposez-vous de la procédure interne pour le traitement des cas de sanctions internationales ?

Disposez-vous des questionnaires de conformité suivants ?

OuiNon
Disposez-vous d'un questionnaire personne morale ?
Disposez-vous d'un questionnaire personne physique ?
Disposez-vous d'un questionnaire PPE (Personne Politiquement Exposée) ?
Disposez-vous d'un questionnaire relatif aux prestation ?
Disposez-vous d'un questionnaire relatif aux bénéficiaires effectifs ?

Disposez-vous des outils de conformité suivants ?

OuiNon
Disposez-vous d'un outil de la vérification de la liste gel des avoirs & sanctions internationales ?
Disposez-vous d'un outil de la vérification de la liste PPE (Personnes Politiquement Exposées) ?
Disposez-vous d'un outil de la vérification KYC (Know Your Customer) ?
Disposez-vous d'un outil de la vérification des bénéficiaires effectifs ?
Disposez-vous d'un outil du contrôle LBC-FT (Lutte contre le Blanchiment de Capitaux et le Financement du Terrorisme) ?

Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?

OuiNon
Avez-vous élaboré et mis en place une procédure interne formelle de prévention et de détection de la fraude interne en conformité avec les exigences de la loi Sapin 2 ?
Avez-vous développé un modèle de reporting pour la politique de prévention et de détection de la fraude externe, couvrant les signalements, les enquêtes et les mesures prises ?
Avez-vous établi une politique formelle de prévention et de détection de la fraude externe, définissant les mesures, les responsabilités et les procédures en accord avec les exigences de la loi Sapin 2 ?
Disposez-vous d’un code de conduite décrivant les comportements à risque de corruption ?
Disposez-vous d'un dispositif de formation/sensibilisation du personnel (y compris le dirigeant) sur les mesures de lutte anti-corruption ?
Avez-vous un dispositif d'alerte interne permettant le recueil des signalements de soupçon de corruption ?
Mettez-vous en place des contrôles couvrant le risque de corruption ?
Existe-t-il une procédure de prévention et de détection de fraude interne ?
Existe-t-il une procédure de prévention et de détection de fraude externe diffusée à l'ensemble du personnel (y compris le dirigeant) ?
Des contrôles destinés à détecter les cas de fraude externe ont-ils été mis en place ?
Avez-vous formé/sensibilisé le personnel (y compris le dirigeant) sur la procédure de détection de fraude externe ?
Le principe de séparation des tâches est-il appliqué ?

Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?

OuiNon
Disposez-vous d'une garantie RC Professionnelle qui couvre les activités de gestion déléguées ?
Avez-vous établi une note d'organisation détaillant l'organigramme de l'entreprise, notamment les fonctions-clés et les responsabilités en matière de conformité à Solvabilité 2 ?
Avez-vous une(des) personne(s) identifiée(s) en charge du contrôle interne ?
Avez-vous formalisé des pouvoirs d'engagement et de signature au sein de vos équipes ?
Avez-vous formalisé une cartographie des risques lié à la continuité de vos activités ?
Existe-t-il une procédure de remontées et de suivi des incidents ?
Est-ce que le risque homme/femme clé a été évalué et est-il maitrisé ?
Des procédures/ modes opératoires de gestion sont-ils formalisés (ex.: traiter une souscription, un règlement de sinistre) ?
Des contrôles destinés à détecter les cas de fraude interne ont-ils été mis en place ?
Avez-vous élaboré et mis en place un plan de continuité de l'activité (PCA) pour assurer la résilience de l'entreprise en cas d'incidents majeurs ?
Etes-vous en capacité d'assurer vos activités en dehors de vos locaux de travail (ex: télétravail, site de repli, ….) ?
Avez-vous accès aux données/dossiers clients vous permettant de gérer votre activité normale en dehors de vos locaux (par le biais de sauvegarde, usage du cloud, dossiers stockés sur l'informatique de l'assureur etc.)?
Avez-vous prévu des solutions pour garantir l’accessibilité de vos services à vos clients (répondeur, reroutage des appels, …) ?
Avez-vous effectué des évaluations régulières du plan de continuité de l'activité et conservé les procès-verbaux de ces évaluations ?
Avez-vous mis en place un dispositif permettant de garantir la qualité des données, en particulier sur la connaissance client et sur leurs risques ?

Faites-vous appel à des Subdélégataires ?

OuiNonNA
Disposez-vous d’une convention écrite avec chacun de vos subdélégataires, incluant les exigences réglementaires et les exigences de l'assureur au regard de l'activité confiée ?
Avez-vous mis en place un dispositif de contrôle interne ? (ex.: contrôles sur dossiers pour les activités déléguées)
Vos modalités de recours à la subdélégation sont-elles conformes avec les dispositions contractuelles qui vous lient à chacun des assureurs (par exemple : information, validation, exclusion …) ?
Avez-vous mis en place un dispositif de pilotage régulier des subdélégataires (instances, reporting, ….) ?
Exercez-vous des contrôles opérationnels et audits réguliers auprès de vos propres délégataires dans le cadre de l'activité subdéléguée ?
Avez-vous mis en place un dispositif de suivi de la conformité réglementaire de vos propres délégataires ?
Avez-vous formalisé un plan de reversibilité en cas défaillance de vos propres délégataires ?

Procédez-vous à de l'encaissement de primes ?

OuiNonNA
Disposez-vous du bilan et les comptes de résultat (correspondant aux 4 premières pages de la liasse fiscale) des 2 derniers exercices ?
Disposez-vous du dernier rapport des Commissaires aux comptes ?

Disposez-vous des éléments de conformité suivants ?

OuiNonNA
Disposez-vous d'une attestation de dispense d'aménagement d'une bulle de confidentialité pour les situations où une telle bulle n'est pas obligatoire selon la loi Kouchner ?
A défaut, disposez-vous d’une attestation de Conformité de la bulle de confidentialité ?
Avez-vous mis en place une procédure formelle pour la gestion des habilitations au secret médical, y compris la demande, l'examen et le suivi ?
Avez-vous réalisé et conservé des procès-verbaux de revue régulière des habilitations au secret médical conformément à la loi Kouchner ?